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善用金字塔原理，做好年終盤點(diǎn)
- 發(fā)布人：admin 發(fā)布時(shí)間：2017-11-25 15:40
- 作者 | 陳勇責(zé)編 | 王奇本文首發(fā)自《人力資源》雜志HR在動(dòng)筆之前，需要關(guān)注：年終總結(jié)寫給誰(shuí)看，即年終總結(jié)的視角；年終總結(jié)如何與未來(lái)承接，即年終總結(jié)的未來(lái)考量；如何運(yùn)用專業(yè)表達(dá)，即用金字塔原理搭建報(bào)告架構(gòu)。01年終總結(jié)的視角撰寫年終總結(jié)有兩類主要目的：一類是提升個(gè)人成長(zhǎng)，即通過(guò)總結(jié)盤點(diǎn)一年的收獲和不足，總結(jié)過(guò)去一年的個(gè)人得失，以期下一年改進(jìn)；另一類是工作所需，即部門或業(yè)務(wù)負(fù)責(zé)人提交工作回顧和具有工作導(dǎo)向性的設(shè)想。撰寫總結(jié)的過(guò)程中不僅能總結(jié)個(gè)人得失，更重要的是可以站在工作角度上，思考本部門或自己負(fù)責(zé)的業(yè)務(wù)領(lǐng)域年度工作開(kāi)展情況，回顧初始計(jì)劃構(gòu)想，回望期間經(jīng)歷的波折。此類年終總結(jié)需要思考如何為下一年工作規(guī)劃做好準(zhǔn)備。在工作中，HR最常犯的錯(cuò)誤是把工作總結(jié)寫成個(gè)人總結(jié)，即年終總結(jié)視角不明確。因此，筆者本篇重點(diǎn)討論第二類年終總結(jié)的寫法。年終總結(jié)的讀者并非員工本人，而是企業(yè)經(jīng)營(yíng)者。大多數(shù)HR只是從自身角度回顧自己做了哪些工作，在展現(xiàn)形式上甚花心思，卻不關(guān)心企業(yè)經(jīng)營(yíng)者到底關(guān)注什么。因此，撰寫年終總結(jié)先要站在企業(yè)經(jīng)營(yíng)者的角度思考。顯然，企業(yè)經(jīng)營(yíng)者通常想從年終總結(jié)中看到員工這一年為公司創(chuàng)造了多少價(jià)值。在他們眼里，價(jià)值闡釋比形式美觀更有必要。價(jià)值的衡量和界定可以有多種標(biāo)準(zhǔn)，從價(jià)值創(chuàng)造角度來(lái)看，可以重點(diǎn)從以下三種價(jià)值角度思考：業(yè)務(wù)價(jià)值包括年度的業(yè)績(jī)成果、重點(diǎn)工作完成情況等。對(duì)于直接參與業(yè)務(wù)的部門來(lái)說(shuō)，應(yīng)特別體現(xiàn)增利或降本的成果。具體來(lái)講，分析年度經(jīng)營(yíng)計(jì)劃落實(shí)到本部門的要求是什么，需要圍繞哪幾條主線展開(kāi)，需要落實(shí)的重點(diǎn)工作是什么，其結(jié)果如何。業(yè)務(wù)部門的定量?jī)r(jià)值創(chuàng)造比較容易衡量和描述，而定性的重點(diǎn)工作開(kāi)展情況，衡量起來(lái)相對(duì)困難，可以提供材料予以說(shuō)明。服務(wù)價(jià)值對(duì)于后臺(tái)職能部門來(lái)說(shuō)，其本身并不創(chuàng)造業(yè)務(wù)價(jià)值，它的價(jià)值來(lái)源于為公司業(yè)務(wù)的開(kāi)展提供有效支持。對(duì)于集團(tuán)總部來(lái)說(shuō)，則應(yīng)考慮其是否為下屬子公司提供了必要的支持服務(wù)。后臺(tái)職能部門及總部職能部門可以圍繞可度量的支持展開(kāi)，比如核心人才的招聘、合格候選人的培養(yǎng)結(jié)果等。改進(jìn)價(jià)值本重點(diǎn)解決了哪些核心問(wèn)題？是否通過(guò)改善管理模式帶來(lái)公司運(yùn)作效率的提升？除了業(yè)務(wù)價(jià)值，一個(gè)公司的經(jīng)營(yíng)者最看重的莫過(guò)于改進(jìn)價(jià)值，改進(jìn)價(jià)值決定了企業(yè)在未來(lái)能否成長(zhǎng)而不只是原地踏步。改進(jìn)價(jià)值意味的不是每年重復(fù)而模糊的改進(jìn)預(yù)期，而是具體落地的可預(yù)見(jiàn)的改進(jìn)項(xiàng)目。也就是說(shuō)，公司的經(jīng)營(yíng)者更希望能夠從HR的年終總結(jié)中看到各部門的工作是在不斷推進(jìn)的，而不是每年都徘徊在沒(méi)有結(jié)果的議題上。02年終總結(jié)的未來(lái)考量雖然“年終總結(jié)”名義上是對(duì)過(guò)去一年的回顧，實(shí)際上其更重要的作用是與未來(lái)對(duì)接。因此，可以參照職能戰(zhàn)略的制定方法，思考本年度總結(jié)的“輸出”如何轉(zhuǎn)化為下一年度規(guī)劃的“輸入”，兩者的一體化思考將會(huì)提高下一年度計(jì)劃的制訂效率。筆者以制定職能戰(zhàn)略為例。制定一個(gè)公司職能戰(zhàn)略（3-5年）分為三個(gè)步驟：（1）明需求：根據(jù)公司戰(zhàn)略規(guī)劃明確本專業(yè)領(lǐng)域戰(zhàn)略需求。（2）找差距：分析本專業(yè)領(lǐng)域優(yōu)劣勢(shì)。（3）訂計(jì)劃：即確定本專業(yè)領(lǐng)域總體目標(biāo)和階段性規(guī)劃。職能戰(zhàn)略和年度計(jì)劃（1年）都離不開(kāi)差距分析，差距既來(lái)自外部符合對(duì)標(biāo)條件的標(biāo)桿對(duì)標(biāo)，也來(lái)自對(duì)公司現(xiàn)狀問(wèn)題的分析。如果在做年終總結(jié)時(shí)能夠充分考慮來(lái)年的計(jì)劃，那么在制訂下年度計(jì)劃時(shí)將達(dá)到事半功倍的效果。03用金字塔原理搭建報(bào)告架構(gòu)有了方向和目標(biāo)，接下來(lái)就可以組織內(nèi)容了。讓之前所積累的素材形成報(bào)告也有一些講究。很多撰寫者事無(wú)巨細(xì)、洋洋灑灑地寫一大篇，寫成一篇優(yōu)秀的記敘文，卻并不意味著其就是一份好報(bào)告。經(jīng)營(yíng)者的時(shí)間是寶貴的，他沒(méi)有耐心閱讀密密麻麻的大段文字，而需要提綱挈領(lǐng)式的闡述，以便快速看到需求點(diǎn)。因此，即使HR將做過(guò)的全部工作羅列起來(lái)，看似有條理，實(shí)則為缺乏歸納的零碎信息，經(jīng)營(yíng)者讀完后只記得你做了很多零碎的工作，但這些工作的成效在哪里，與公司業(yè)務(wù)的關(guān)聯(lián)度如何，依然令人不知所云。結(jié)構(gòu)清晰、一目了然的總結(jié)才能第一時(shí)間抓住經(jīng)營(yíng)者的眼球。如此看來(lái)。金字塔原理不失為好的方法。金字塔原理由麥肯錫第一位女性咨詢顧問(wèn)巴巴拉·明托于1973年提出，是一種結(jié)構(gòu)化的思維方法，因其展現(xiàn)的框架結(jié)構(gòu)酷似埃及金字塔而得名。金字塔原理思維結(jié)構(gòu)不僅成為咨詢行業(yè)的準(zhǔn)則，還被廣泛地運(yùn)用到各個(gè)行業(yè)，成為幫助人們清晰思考、寫作、表達(dá)的重要工具。在寫作中，金字塔原理要求文章嚴(yán)格遵守四個(gè)特征：特征一：一篇文章的結(jié)構(gòu)必定只支持一個(gè)思想，這個(gè)思想將概括所有級(jí)組的思想。對(duì)于年終總結(jié)來(lái)說(shuō)，這也是要求整篇總結(jié)應(yīng)由一個(gè)中心思想概括，所有的內(nèi)容都應(yīng)圍繞這個(gè)主題。凡是不支持本主題的素材一律不提。比如，2017年度同時(shí)發(fā)生了其他重要事項(xiàng)，但這些事項(xiàng)和年度總結(jié)無(wú)關(guān)，則需要單列，而非納入年終報(bào)告這份文件。特征二：任何一個(gè)層次上的思想都必須是其下一層次思想的概括。中心思想又可分解成幾個(gè)分論點(diǎn)，每個(gè)分論點(diǎn)又應(yīng)分解成多個(gè)論據(jù)素材。這要求論據(jù)必須支持分論點(diǎn)，分論點(diǎn)必須能夠支持中心思想。比如，對(duì)于一份人力資源部的總結(jié)報(bào)告來(lái)說(shuō)，假設(shè)其中某一部分表述的是招聘管理的成效，就不要在此部分闡釋培訓(xùn)管理的內(nèi)容。特征三：每組中的思想必須屬于同一個(gè)范疇。每個(gè)分論點(diǎn)下的論據(jù)必須屬于同一邏輯范疇內(nèi)。這是因?yàn)橛^點(diǎn)是有層次的，因此，需要把同層次的思想內(nèi)容放在相同的層級(jí)里，才不至于出現(xiàn)混亂。特征四：每組的思想都必須按照邏輯順序組織。邏輯順序可以是時(shí)間順序、重要性順序等。按照邏輯順序排序，方便檢查分類是否已經(jīng)窮盡所有可能性。金字塔原理通過(guò)橫向和縱向關(guān)系將主題串起來(lái)，序言的使用可以幫助撰寫者闡釋報(bào)告的背景，有利于閱讀者理解后續(xù)主體內(nèi)容，因此，金字塔原理的結(jié)構(gòu)特別適用于撰寫文章。04自上而下的年終總結(jié)撰寫方法了解金字塔的特征后，HR還要學(xué)會(huì)構(gòu)建金字塔。構(gòu)建金字塔有兩種方法：自下而上和自上而下。自下而上是在不了解整體架構(gòu)情況時(shí)依靠摸索建立的。自上而下的方法則是在對(duì)問(wèn)題和成果有了總體認(rèn)知，只需把清晰的結(jié)構(gòu)表達(dá)出來(lái)時(shí)使用的方法。每個(gè)人在寫年終總結(jié)前，都收集了一些碎片化的信息，包括業(yè)績(jī)、采取的行動(dòng)、個(gè)人主要問(wèn)題、下年展望等等，經(jīng)過(guò)思考后，總結(jié)人也已經(jīng)確定了年終總結(jié)的主題思想，此時(shí)就可以采用自上而下的撰寫方法。自上而下搭建金字塔，具體分為三個(gè)部分：第一步，列出中心思想。根據(jù)價(jià)值創(chuàng)造維度的分析，列出全文的中心思想，從這個(gè)中心層層分解下去。第二步，列出問(wèn)題的分解框架。圍繞年終總結(jié)主題，一般分解為三個(gè)模塊：完成的成績(jī)、遇到的問(wèn)題和未來(lái)的計(jì)劃。這三者之間應(yīng)該是層層遞進(jìn)的邏輯關(guān)系。每個(gè)模塊都可以繼續(xù)往下分解。“成績(jī)”可以分解為“完成的業(yè)績(jī)”和“已經(jīng)采取的行動(dòng)”。“遇到的問(wèn)題”可以分解為“不足”和“啟示”。“未來(lái)的計(jì)劃”可以分解為“主要目標(biāo)”、“具體措施”和“下年的展望”。其中，“業(yè)績(jī)”可以繼續(xù)下分為“分管工作部分”與“重點(diǎn)工作部分”。“不足”可以繼續(xù)分解為“業(yè)務(wù)上的問(wèn)題”和“個(gè)人問(wèn)題”。至此，金字塔的框架已大致成型。第三步，放入素材。把碎片化的素材信息整理到框架相應(yīng)的位置中，一個(gè)年終總結(jié)的金字塔就完成了。通過(guò)金字塔框架的構(gòu)建，年終總結(jié)將變得思路清晰、層次分明、邏輯嚴(yán)密。
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