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人力資源管理制度案例 

第一部分 綜合管理制度部分

三、水木知行文件與檔案管理制度——文件管理（二）

第十一條  文件發送與簽收程序
?公司本部采用書面簽收發式，綜合管理部直接將文件交各部門負責人，由部門負責人在文件發文單上簽收。
?對公司在外分支機構的文件，以傳真方式遞送，各機構在文件發文單中簽收。
第十二條  發文的判行權限：
?以董事長署名行文者，應送呈董事長判行。
?加蓋公司章的發文：應送呈總經理判行。
?若因緊急事務，總經理不在的情況下，可由公司主管行政的副總經理代為判行，但須經總經理補簽。
?以各部門名義發文，無須加蓋公章者，由各部門負責人判行。
第十三條  傳真發文管理：公司傳真由相關部門負責，公司所有傳真必須登記，未登記的傳真，相關部門有權拒絕發送，且可視為未經公司認可的文件。
第十四條  公司收文由綜合管理部負責，發往公司的各類文件均由綜合管理部進行登記，公司人員若代為公司傳送文件，也應首先將文件交與綜合管理部，由綜合管理部登記。
?公文處理：公司的所有收文必須登記，并注明公文轉移的去向。綜合管理部文員將公文登記后，根據公文內容向各部門及有關領導分發。若文員不能判明，由綜合管理部部長決定。文員須將文件內容、收到時間、去向予以登記，如需存檔，文員要立刻辦理文件存檔手續。
?信函處理：指名收受的信函由信封上的記載可認為公務文書者，應視同公務文書拆封，如系私事，再予發還；未能認為公務文書的信函，經其收信人本人拆封后如系公務文書，應交回綜合管理部依公文處理；指名部門部長以上人員的信函，應送其本人，如系公務文書，再交回綜合管理部依公文辦理。
?收文處理要點：
?遇有關系重大足以影響公司權益之重要文件，綜合管理部應將正本妥為保藏，若需調用，應以復印件代用。
?為利文書處理并達到分層負責目的，經辦人應就內容要點簽擬辦意見，各主管人員應對文案注明意見，避免只簽名而無意見。
?文件處理期限：
?綜合管理部文員收文時，原則上應隨到隨送，不得積壓，最遲應于文到一小時內送交有關人員；
?急件、電報、機密文件等應隨到隨辦，于文到一日內處理完畢為原則；
?一般文件由部門部長指定處理期限，一般以文到三日內處理完畢為原則；
?來文定有答復期限者，應盡力于來文所定期限內處理完畢；
?計劃、研究、開發、規章修訂、測定、搜集資料等特殊文件的管理應斟酌實際需要分別規定其處理期限；
?文件歸檔，應日案日清，最遲不得逾二日；
?簽呈及傳閱文件：時接時清，接到文件后立刻簽呈或簽閱，最遲不得超過一日。
第三章  檔案管理
第十五條  綜合管理部負責管理北京水木知行人力資源管理咨詢公司的全部檔案。各部門可設兼職檔案管理員，負責管理各部門的檔案。水木知行績效管理咨詢公司檔案原則上均交由綜合管理部負責保管。文件處理完成后，原稿由綜合管理部歸檔，經辦部門視實際需要留存復印件。如因業務處理特殊需要，原稿須由經辦部門保管者，應經綜合管理部同意后妥為保存且以復印件歸檔，并在備注中注明，各部門使用原件完畢后仍應將原件交綜合管理部保存。
第十六條  歸檔文件的建立：
?各項目部由專人負責工程技術檔案、征地拆遷協議、分承包合同、聲像、照片等的立卷歸檔，并且按時移交檔案室，不得由個人掌管；
?設備管理部設專人負責各種機械設備完整檔案（購置發票復印件、機械說明、圖紙）的建立，并按期移交檔案室；
?財務部負責整理規定會計檔案保管期限、編織憑證、財務報告頁碼，按期移交檔案室；
?文書檔案、文書材料由綜合管理部整理立卷，定期歸檔。
?人事檔案由人力資源部整理立卷，定期歸檔。

以上管理制度是水木知行績效管理咨詢公司研發成果，版權歸水木知行所有，任何形式復制、轉載使用請注明來自水木知行網站。

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