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與其死磕解決方案,不如先學(xué)學(xué)如何界定問(wèn)題
- 發(fā)布人:admin 發(fā)布時(shí)間:2021-04-25 14:08
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“界定問(wèn)題真正的挑戰(zhàn)就在于澄清問(wèn)題的本質(zhì)并回答這問(wèn)題期待解決什么,需要達(dá)成怎樣的目標(biāo)。”——Jean E. Pretz et al.這是著名的殘缺棋盤(pán)問(wèn)題。在標(biāo)準(zhǔn)的棋盤(pán)中,對(duì)角線的兩只角被割去,只留下62個(gè)正方形。假設(shè)你手中有31張卡片,每張能蓋住兩個(gè)方塊,那么能否用這些卡片把62個(gè)方塊都蓋住呢?
西蒙在《管理行為》一書(shū)中討論過(guò)這個(gè)問(wèn)題。他指出,解決這個(gè)問(wèn)題沒(méi)有我們想象的那么簡(jiǎn)單,如果不轉(zhuǎn)換看待問(wèn)題的視角,我們難以找到問(wèn)題的解決途徑。如果我們把眼光從棋盤(pán)轉(zhuǎn)向現(xiàn)實(shí)中的組織,你是否也有類似的經(jīng)歷呢?因?yàn)榭创龁?wèn)題的視角不同,問(wèn)題的解決效果也有云泥之別。
從組織誕生的那天起,問(wèn)題就如影隨形,正是通過(guò)解決一個(gè)又一個(gè)復(fù)雜問(wèn)題,組織才得以生存、發(fā)展。問(wèn)題一旦出現(xiàn),組織中最常見(jiàn)到的情形就是大家卷起袖子,抓起手邊可用的工具,迫不及待地直奔問(wèn)題而去。大家都希望問(wèn)題能早點(diǎn)解決,可事態(tài)發(fā)展往往與人們的意愿相左,問(wèn)題不僅依舊如故,有時(shí)甚至還會(huì)惡化。
為什么會(huì)出現(xiàn)這種令人尷尬的局面?這通常與問(wèn)題解決過(guò)程中,一個(gè)十分重要的環(huán)節(jié)沒(méi)有得到足夠重視有關(guān),這個(gè)環(huán)節(jié)就是問(wèn)題界定。
什么是問(wèn)題界定?
在《劍橋思考和推理手冊(cè)》(Cambridge Handbook of Thinking and Reasoning)一書(shū)中Laura R. Novick和 Miriam Bassok指出,問(wèn)題界定是問(wèn)題解決者在自己的頭腦中構(gòu)建的模型,總結(jié)了人們對(duì)于問(wèn)題本質(zhì)理解。
一個(gè)界定良好的問(wèn)題必須包括問(wèn)題的初始狀態(tài)、欲實(shí)現(xiàn)的目標(biāo),問(wèn)題的主要構(gòu)成及其相互關(guān)系,可能的解決途徑(operations)以及解決問(wèn)題過(guò)程中可能遇到的限制條件。另外,這個(gè)問(wèn)題界定必須描述問(wèn)題所處的情景(context)以及情景對(duì)于問(wèn)題各因素的影響。
那在實(shí)際工作中如何界定問(wèn)題呢?大家不妨借用紐厄爾與西蒙所創(chuàng)造的“問(wèn)題空間”(problem space)來(lái)界定問(wèn)題。簡(jiǎn)而言之,我們需要回答以下提問(wèn):
1. 問(wèn)題現(xiàn)狀:你所需要解決的問(wèn)題是什么?你為什么需要解決這個(gè)問(wèn)題?
2. 問(wèn)題的目標(biāo)狀態(tài):如果問(wèn)題得以解決,你期待的理想結(jié)果是什么?
3. 問(wèn)題的組成:這個(gè)問(wèn)題可能包括哪些子問(wèn)題?
4. 問(wèn)題的可能解決途徑:你曾經(jīng)嘗試過(guò)哪些解決方式?其他人或組織呢?
5. 問(wèn)題的約束條件:這個(gè)問(wèn)題的解決方案需要滿足哪些約束條件?
為了說(shuō)明如何利用這一系列提問(wèn)來(lái)界定問(wèn)題,我與大家分享一個(gè)案例。案例的主人公是謝經(jīng)理,她在某商業(yè)地產(chǎn)公司擔(dān)任財(cái)務(wù)經(jīng)理。當(dāng)時(shí),她正好在工作中遇到一個(gè)難題,她決定利用這一界定問(wèn)題的方法,幫助自己厘清問(wèn)題解決的思路。
1、問(wèn)題現(xiàn)狀:你所需要解決的問(wèn)題是什么?你為什么需要解決這個(gè)問(wèn)題?
所謂問(wèn)題,指的是“(當(dāng)我們)有了一個(gè)目標(biāo),但不知道如何實(shí)現(xiàn)這個(gè)目標(biāo),而不得不付諸思考才得以從給定狀態(tài)前往期望狀態(tài)”(Karl Duncker)。正是因?yàn)樵?ldquo;給定狀態(tài)”和“期望狀態(tài)”之間存在著某種差距或偏離,組織才需要采取有力的糾偏措施。
界定問(wèn)題總是從描述問(wèn)題的現(xiàn)狀也就是你為何需要解決這問(wèn)題解決入手。你需要簡(jiǎn)明扼要地回答“解決那一問(wèn)題是為了達(dá)成這一目的”。
這里的關(guān)鍵在于你能一針見(jiàn)血地指出你的痛點(diǎn)是什么,而不是陳述你的解決手段。痛點(diǎn)是你解決這個(gè)問(wèn)題的價(jià)值所在,也是這一問(wèn)題需要解決的原因。只有準(zhǔn)確鎖定痛點(diǎn),才可錨定后續(xù)的努力方向。反復(fù)追問(wèn)自己解決問(wèn)題需要達(dá)成什么樣的目的,很有必要。
房地產(chǎn)行業(yè)是資金密集型行業(yè),資金之于在建項(xiàng)目猶如血液之于生命。某項(xiàng)目公司負(fù)責(zé)興建的商業(yè)綜合體項(xiàng)目是當(dāng)?shù)氐牡貥?biāo)性建筑。項(xiàng)目工程進(jìn)度雖已完成過(guò)半,可融資放款進(jìn)度只完成30%,大大落后于工程進(jìn)度。
根據(jù)貸款合同,該項(xiàng)目需在年底之前獲得銀行貸款6億元。時(shí)至年關(guān),各大銀行全面收緊銀根,貸款額度空前緊張,且銀行間拆借利率上升。
如何在不到一個(gè)月的時(shí)間里解決這一棘手難題呢?謝經(jīng)理深知,這時(shí)與其毫無(wú)章法亂試一氣,不如借助問(wèn)題界定的流程來(lái)梳理思路!潛心思考之后,她認(rèn)為所需解決的問(wèn)題就是如何在12月31日之前,按照合同約定的利率從主辦行處獲得足額貸款。
2、問(wèn)題的目標(biāo)狀態(tài):如果問(wèn)題得以解決,你期待的理想結(jié)果是什么?
對(duì)于問(wèn)題解決者而言,一開(kāi)始就厘清終點(diǎn)目標(biāo)非常重要,這利于大家通過(guò)共享一幅生動(dòng)的畫(huà)面來(lái)建立共識(shí)。現(xiàn)實(shí)是,能把問(wèn)題現(xiàn)狀闡述清楚已非易事,能描繪出問(wèn)題解決后所期望達(dá)成的狀態(tài)更是少之又少,畢竟,未來(lái)還沒(méi)有發(fā)生。
另外,在尚未動(dòng)手解決問(wèn)題之前,就需要思考解決之后的理想狀態(tài),這種思維方式讓許多人感到困惑。殊不知厘清目標(biāo)對(duì)于問(wèn)題解決十分重要,因?yàn)檫@將直接決定你看待問(wèn)題的視角。
大前研一在協(xié)助某家電公司開(kāi)發(fā)新的咖啡壺時(shí),他并沒(méi)有像工程師那樣糾結(jié)于如何尋找新品的功能定位。相反,他卻詢問(wèn)大家“人們?yōu)槭裁匆瓤Х龋靠蛻粼诤瓤Х葧r(shí)渴望得到什么?”這一提問(wèn)看似普通,甚至有點(diǎn)不上臺(tái)面,卻一下子把工程師的視角從關(guān)注產(chǎn)品功能轉(zhuǎn)到關(guān)注顧客需求上,這才是問(wèn)題的本質(zhì)。
大前認(rèn)為,咖啡壺的最終目標(biāo)是取悅顧客,如果僅圍繞產(chǎn)品功能談產(chǎn)品設(shè)計(jì),這就陷入“手中有錘,所以滿世界找釘子”的盲障之中。一旦將客戶價(jià)值作為自己的思考目標(biāo),工程師很快鎖定一杯好喝咖啡的關(guān)鍵因素——咖啡豆、水質(zhì)、溫度等。循此思路,他們馬上找到產(chǎn)品應(yīng)具備的功能。
對(duì)于謝經(jīng)理而言,她不僅需要從財(cái)務(wù)經(jīng)理的視角看待這問(wèn)題,更需要站在項(xiàng)目公司負(fù)責(zé)人甚至集團(tuán)負(fù)責(zé)人的角度來(lái)思考這個(gè)問(wèn)題。貸款的及時(shí)到位不僅關(guān)乎她本人及部門(mén)的考核,更關(guān)乎項(xiàng)目的順利進(jìn)行以及集團(tuán)的資金流動(dòng)性。
由這一視角再回看所需要解決的問(wèn)題,她將期待的結(jié)果確定為在12月31日之前,按照貸款合同約定的利率,足額取得年度貸款額度。
時(shí)至年關(guān),資金緊張,且貸款利率普遍上揚(yáng),如果銀行能按照約定的利率發(fā)放貸款,僅利息一項(xiàng),就可為集團(tuán)節(jié)約數(shù)百萬(wàn)元,因合同約定的利率比當(dāng)時(shí)的市場(chǎng)利率要低1.1%。而且資金一旦到賬,集團(tuán)還可統(tǒng)籌規(guī)劃,隨時(shí)投資更好的項(xiàng)目。
3、問(wèn)題的組成:這個(gè)問(wèn)題可能包括哪些子問(wèn)題?
一個(gè)復(fù)雜問(wèn)題都是由若干子問(wèn)題組成,審視這些子問(wèn)題以及問(wèn)題背后的主要驅(qū)動(dòng)因素,對(duì)于理解問(wèn)題的成因很有幫助。如果將某些貌似復(fù)雜的難題拆開(kāi)來(lái)慢慢分析,我們就有可能找到問(wèn)題解決的思路。這里的關(guān)鍵是將注意力放在主要驅(qū)動(dòng)因素上,而且需要關(guān)注驅(qū)動(dòng)因素與結(jié)果之間的邏輯關(guān)系。
謝經(jīng)理頭腦里盤(pán)算的問(wèn)題是:“影響我去辦理貸款的因素有哪些?哪些可控?哪些不可控?”前期貸款發(fā)放進(jìn)度之所以落后,一個(gè)重要的原因是辦理貸款必須首先辦理抵押文件。可由于商業(yè)地產(chǎn)的復(fù)雜程度遠(yuǎn)勝住宅地產(chǎn),不少相關(guān)文件未能及時(shí)辦理,造成抵押率不足,這是影響放款進(jìn)度滯后的一個(gè)重要原因。
辦理抵押文件的前提是政府相關(guān)部門(mén)出具面積預(yù)測(cè)報(bào)告,只有盡快拿到這份報(bào)告,辦理抵押貸款才有可能。顯然,單靠財(cái)務(wù)經(jīng)理一己之力遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠。她需要項(xiàng)目總經(jīng)理居中協(xié)調(diào),并需要項(xiàng)目公司乃至總部多個(gè)部門(mén)的密切配合。
審視了內(nèi)部因素之后,她還需要考慮外部因素。現(xiàn)在資金面這么緊張,主辦行能發(fā)放貸款嗎?能按照合同約定的利率發(fā)放嗎?如果能的話,在這么短的時(shí)間里,能辦理完相關(guān)手續(xù)嗎?這些提問(wèn)環(huán)環(huán)相扣,個(gè)個(gè)切中要害。
與主辦行溝通之后她發(fā)現(xiàn)銀行對(duì)于放款表現(xiàn)出相當(dāng)?shù)莫q豫:一是銀行當(dāng)年的貸款額度已經(jīng)告罄,新的貸款需等來(lái)年;二是合同約定的貸款利率較市場(chǎng)行情低1.1%,讓銀行發(fā)放此筆貸款的動(dòng)力更低。在當(dāng)前局勢(shì)下,如何取得銀行支持呢?
4、問(wèn)題的可能解決途徑:你曾經(jīng)嘗試過(guò)哪些解決方式?
在組織中解決問(wèn)題,不僅要勇于嘗試各種解決方案,而且還要積極借鑒其他人、其他公司,甚至是其他行業(yè)的有益經(jīng)驗(yàn)。我們沒(méi)有必要重新發(fā)明車(chē)輪。
謝經(jīng)理與主辦銀行接觸后,馬上意識(shí)到必須尋找其他的資金來(lái)源。之前洽談貸款合同時(shí),該項(xiàng)目公司曾與多家銀行有過(guò)接觸,其他銀行對(duì)該項(xiàng)目也有相當(dāng)?shù)牧私狻.?dāng)謝經(jīng)理向它們征詢貸款申請(qǐng)的可能性時(shí),它們都愿意鼎力相助。可由于臨近年底,一圈問(wèn)下來(lái),只有一家銀行表示可以提供足額貸款,且要求的貸款利率比合同約定利率高出將近3%。這樣的條件顯然無(wú)法接受,還有其他辦法嗎?
她通過(guò)朋友圈積極打聽(tīng)其他同行的做法,很快,朋友給她提供了一條有價(jià)值的線索。其他開(kāi)發(fā)商也遇到過(guò)某家主辦銀行一時(shí)難以籌齊貸款的情況,但是該主辦行會(huì)出面牽頭,聯(lián)合其他銀行組成銀團(tuán)完成放款。她馬上將這個(gè)想法反饋給主辦行。
主辦行馬上與內(nèi)部其他分行接洽,看有無(wú)貸款額度可以周轉(zhuǎn);如果有,看能否一起組成銀團(tuán)完成放款。可再一細(xì)問(wèn),時(shí)間來(lái)不及,等辦完所有的審批手續(xù),早就錯(cuò)過(guò)12月31日這個(gè)時(shí)間節(jié)點(diǎn)。
那能否邀請(qǐng)其他銀行一起完成放款呢?依然受制于時(shí)間有限這個(gè)約束條件。這可怎么辦?謝經(jīng)理已經(jīng)嘗試了三條路徑,不是利率太高,就是手續(xù)來(lái)不及辦理,可年末將至,她不禁著急起來(lái)。
5、問(wèn)題的約束條件:這個(gè)問(wèn)題的解決方案需要滿足哪些約束條件?
解決任何問(wèn)題都涉及到資源投入,如金錢(qián)、時(shí)間和人手等。光解決問(wèn)題還不夠,組織需要衡量為解決問(wèn)題所付出的投入是否合算。另外,解決方案還必須滿足一定的技術(shù)規(guī)格或要求。我們可以用Must have和 Nice-to-have來(lái)區(qū)分這樣要求。所謂Must have就是必須滿足的要求,也是問(wèn)題解決的最低門(mén)檻。如果這些要求沒(méi)有滿足,你就沒(méi)法說(shuō)這個(gè)問(wèn)題得以解決。而Nice-to-have則屬于錦上添花,多多益善。
通過(guò)不斷溝通與思考,問(wèn)題關(guān)鍵要素在謝經(jīng)理的頭腦中也變得清晰起來(lái)。雖然幾番試探接連遭遇紅燈,但并非全無(wú)價(jià)值。至少到目前為止,她在項(xiàng)目總經(jīng)理的協(xié)助下,已經(jīng)將所有的抵押文件準(zhǔn)備齊全。這是辦理貸款的先決條件。
其次她發(fā)現(xiàn),要在12月31日之前按照合同約定利率放款,走銀行這條路線的可能性微乎其微。要想有所突破,只能另辟他途。于是大家再次梳理解決貸款這一難題的關(guān)鍵性條件。這個(gè)資金提供方一定可以滿足以下條件:第一,他們的賬面資金充裕,可以做到馬上放款。第二,他們?cè)敢饨邮芎贤s定的貸款利率。第三,資金提供方肯定不希望還款時(shí)間太長(zhǎng),比如半年為期,以確保資金盡快回籠。
功夫不負(fù)有心人,最終銀行還真找到了這樣的資金來(lái)源。該公司的賬戶上恰巧有一筆資金,暫無(wú)用處。如果在確保資金安全的前提下獲得比存款更高的利息,他們?cè)敢馓峁┻@筆資金,但是他們要求這筆借貸需由銀行提供擔(dān)保,并在6個(gè)月內(nèi)還款。
對(duì)于銀行來(lái)說(shuō),如果先由第三方給項(xiàng)目提供貸款,他們可以等來(lái)年新的貸款額度批準(zhǔn)后,再放貸款給項(xiàng)目公司。對(duì)于項(xiàng)目公司而言,以合同約定的貸款利率馬上獲得一大筆資金,再好不過(guò)了。而對(duì)于資金提供方而言,在確保資金安全的前提下獲得更好的收益,何樂(lè)不為?可以說(shuō)三方各取所需,皆大歡喜。
原本以為是山窮水盡的難題,孰料在最后一刻柳暗花明。謝經(jīng)理借用問(wèn)題界定的思路,厘清各關(guān)鍵要素,從而有效解決這一難題,她的出色表現(xiàn)得到同事與合作伙伴的一致認(rèn)同。
要想在真實(shí)的工作場(chǎng)景中準(zhǔn)確界定問(wèn)題,從來(lái)就不是一項(xiàng)簡(jiǎn)單的任務(wù)。組織中的問(wèn)題一旦出現(xiàn),往往是有所時(shí)日且多重原因所致。這些問(wèn)題多半經(jīng)歷過(guò)一個(gè)復(fù)雜的演變過(guò)程,而組織系統(tǒng)的復(fù)雜性必然造成反饋回路的滯后,這使得我們難以在因果之間迅速建立起聯(lián)系,至于找到問(wèn)題癥結(jié)所在,也就更加困難。
面對(duì)出現(xiàn)的問(wèn)題,只有不厭其煩地深入到問(wèn)題之中,認(rèn)真傾聽(tīng)問(wèn)題的喃喃細(xì)語(yǔ),才能做到撥云見(jiàn)日,觸及問(wèn)題的本質(zhì)。在實(shí)踐中,如果我們能不斷錘煉自己的問(wèn)題意識(shí)(problematique),反復(fù)追問(wèn)問(wèn)題的本質(zhì),而不是癡迷于尋找各種眼花繚亂的工具,那很有可能是我們對(duì)于組織的最大貢獻(xiàn)之一。
作者簡(jiǎn)介:劉濱
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